Les 6 défis des agences d’architecture

 

Dans ce métier dynamique où les changements sont fréquents, voici les 6 défis de gestion pour les architectes:

1. La gestion de la rentabilité horaire

2. La visibilité sur l’ensemble des projets et la disponibilité des équipes

3. Les délais et changements

4. La gestion de la documentation

5. La difficulté d’estimer sa trésorerie

6. La qualité avant tout

 

Gestion de la rentabilité horaire

La gestion de la rentabilité horaire ou même la vision financière est un gros défi pour les sociétés de prestations de services comme les agences d’architecture. Tout d’abord les honoraires sont calculés sur un pourcentage, si l’on travaille plus d’heures que le budget estimé, le projet pert de sa rentabilité. Il est très difficile d’estimer le temps passé sur une phase, d’autant plus lorsqu’on est sur une tâche créative. Résultat, il peut y avoir une très grande différence entre le temps budgétisé et le temps travaillé. Il est donc nécessaire de s’équiper avec des outils capables de suivre ces écarts en temps réels et donner une vision sur la rentabilité des projets et de l’entreprise au global. Au fur et à mesure, ces solutions vous donneront assez de données pour vous aider à améliorer vos estimations et comprendre les causes des écarts de budgets.

 

Visibilité sur l’ensemble des projets et disponibilité des équipes

Il n’est pas facile de savoir qui est disponible pour être assigné à un projet et qui le sera dans quelques mois. Cela demande beaucoup de coordination et d’organisation afin d’avoir cette vision en temps réel. Il est d’ailleurs souvent plus facile de gérer un projet dans le détail que de pouvoir gérer un planning d’agence dans son ensemble. Les informations sur les ressources, projets et plannings ne sont souvent pas toutes au même endroit. Il faut savoir traiter les projets dans leur ensemble car ils vont influencer la charge de travail et le temps des équipes. Cela évitera de passer en mode urgence à l’approche de dates clés.

 

Délais et changements

Les dates qui décalent car il manque un permis ou un client qui tarde à donner son approbation : les imprévus ne manquent pas et viennent chambouler la réalisation des activités. Pour résoudre ce problème, il faut donc organiser des rencontres de coordination en équipe, afin d’ajuster le tir. Il est important de rester flexible car les choses ne se passent pas forcément comme prévu. Pour suivre ces changements, il faut mettre un système de suivi de planning et et budget que l’on puisse mettre à jour rapidement, tout en gardant une trace de ce qui avait été prévu initialement. Cela vous permettra encore une fois de faire le point à la fin de chaque projet pour afin d’ajuster pour le prochain.

 

Gestion de la documentation

Il est parfois laborieux de retrouver certains documents ou livrables. Bien que la plupart des entreprises peuvent avoir un serveur commun ou des dossiers partagés savoir où trouver l’information peut être un défi, surtout si l’agence a plusieurs entités géographiquement dispersées. Il faut pouvoir trouver les bons livrables associés au bonnes phases et surtout en dernière version. Aujourd’hui il existe de nombreux outils de gestion qui permettent aux collaborateurs de joindre des fichiers et documents à certaines tâches bien précises. Un architecte pourra y retrouver toutes les versions et surtout garder une trace au fil des projets.

 

Difficulté d’estimer la trésorerie

Pour beaucoup de créatifs, l’aspect financier peut de temps en temps poser problème même si la plupart n’ont pas de difficulté à suivre les budgets par projet et revenu associé. Cependant, pour augmenter sa rentabilité et assurer sa croissance, il faut mesurer en coordination avec vos coûts, la marge, par projets et au global. Pour cela, toutes les données sont à prendre en compte autant pour les coûts fixes que les coûts variables. A savoir, incorporer l’influence des coûts des ressources assignées sur les projets et leurs répercutions sur la marge. Pour aller encore plus loin, la mise en place de projections financières automatiques permet d’appréhender les flux de trésorerie à venir.

  

La qualité avant tout

Si des budgets horaires sont réalisés, ceux-ci ne sont en général pas imposés aux équipes, qui doivent plutôt se soumettre à des dates de remises, quitte à y mettre tout le travail nécessaire pour un rendu de qualité. C’est tout à l’honneur des gestionnaires d’agences d’architecture, pour qui l’appât du profit ne vient jamais compromettre la qualité des projets réalisés. Et c’est une attitude qui à notre avis paie certainement à long terme. Un petit conseil, il faut quand même rester à l’affut de nouvelles technologies qui vous permettront de faire les deux et d’être plus efficace.