Malgré les craintes sur la reprise de l’épidémie et les injonctions gouvernementales à la plus grande prudence, à compter du 11 Mai, des millions de salariés vont reprendre la route du travail. Contrairement à l’arrêt de l’activité qui s’est opérée en quelques jours et de manières brutales dans certains cas, le déconfinement fait l’objet d’une anticipation autrement différente, mais pour laquelle de nombreuses incertitudes perdurent.

Le retour à l’agence sera, à n’en point douter, un petit événement pour tout le monde. On s’y racontera les grandes lignes de journées noyées dans l’immensité de 8 semaines passées enfermés, entre émerveillement autour de magnifiques réalisations culinaires et relation compliquée entretenue avec l’exercice physique. Bref, à compter du 11 Mai, il sera question de retrouver une certaine forme de routine quotidienne et pour tous, il s’agira de remettre les projets de l’agence sur les rails. 

Avant de pouvoir replonger à corps perdus dans les lourdeurs administratives et législatives de vos projets et concours, qui avaient presque fini par vous manquer, découvrez notre top 5 des mesures à prendre pour bien préparer le déconfinement.

Voici nos 5 conseils pour assurer la reprise d’activité de votre agence d’architecture

1. Préparer un retour collectif

Cette nouvelle page, que s’apprêtent à écrire les agences d’architecture de France et de Navarre, doit s’écrire à plusieurs mains : des architectes aux Offices Manager en passant par la compta et la com’, tout le monde doit concourir à la reprise.

Mais pas à n’importe quel prix. Pour ne pas être pris au dépourvu, évoquez avec tout le monde les scénarios de reprise et faites un recensement précis des capacités de chacun à se rendre à l’agence. Certains vont-ils être bloqués par la garde d’enfants ? D’autres vivent-ils avec des personnes fragiles, limitant les possibilités de contact ? Plus grave, certains sont-ils malades ?

Profitez des semaines pré-déconfinement pour faire un mapping précis des forces en présence et celle en télétravail le 11 Mai.

Cela vous renseignera sur les tâches réalisables et celles qui ne le sont pas.

2. Mettre fin au chômage partiel

Si le passage en revue des troupes est indispensable pour bien anticiper la reprise, il l’est aussi pour préparer le retour des salariés concernés, pour la plupart avant la fin de la période de trois mois pour laquelle l’administration conseillait aux entreprises de déposer une demande d’activité partielle.

” L’activité partielle est un droit accordé aux entreprises qu’elles peuvent interrompre sans délai. S’il y a une obligation légale d’information individuelle des salariés lors de la mise en place de l’activité partielle, les textes ne le prévoient pas pour son interruption.” 

Philippe Rozec, avocat en droit social, associé du cabinet De Pardieu Brocas Maffei

Lien vers le site du gouvernement : https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/

3. Intégrer le Comité Social et Économique

Obligatoire pour les entreprises de plus de 10 salariés, le Comité Social et Économique (CSE) est l’organe de prévention des risques professionnels. En ce sens, il est forcément concerné par les événements actuels. Impliqué par nature dans la « marche générale de l’entreprise », passé outre le CSE peut avoir de grave conséquence, comme l’a découvert le site d’e-commerce Amazon, contraint à la fermeture de ses sites de production par le tribunal de Nanterre pour « non-respect de l’obligation de sécurité et de prévention de la santé de ses salariés ».

Convoquer ses représentants en amont peut vous éviter bien des déconvenues.

Vous retrouverez toutes les informations sur ce lien 

4. Prévoir les mesures sanitaires

A ceux qui comptent sur le 11 Mai pour faire des bises, des accolades ou serrer des mains, vous risquez d’être déçu : au-même titre qu’au supermarché ou dans les transports, les français seront contraints au respect des gestes barrières. Les architectes aussi.

Conserver 1 mètre de distance en chaque instant de la journée de travail implique une anticipation des différents moments rythmant la journée. A son bureau, le collaborateur peut-il respecter cet impératif sanitaire ? Comment organiser les passages dans les lieux communs ? Quid de la machine à café ?

Pour lutter efficacement contre le virus, l’employeur doit fournir gels hydro alcoolique, masques et produits d’entretien aux équipes afin de contenir les risques de contagion en interne, autrement plus pénalisant pour l’entreprise que l’achat de ce matériel.

Au regard de l’explosion de la demande sur ces produits, la période actuelle est parfaitement indiquée pour passer commande et être prêt le 11 Mai !

Vous pouvez télécharger la documentation complète sur les mesures à adopter dans les lieux de travail : 

5. Penser l’après

Que Roseline Bachelot, ministre de la Santé en 2010 lorsque l’épidémie de grippe H1N1 est apparue, en soit témoin : l’excès de préparation et d’anticipation ne saurait être un défaut. Ainsi, il est plus efficace de se préparer dès maintenant à la prochaine crise (ou au prochain stade de la crise actuelle) que de réagir avec une réponse de circonstance alors même que la crise est en train de frapper. De nombreuses entreprises élaborent des scénarios pour être préparées sur le plan intellectuel à des situations inattendues. Mais les scénarios doivent être actualisés et personnalisés en fonction des risques les plus vitaux pour les activités à tout moment. Ces risques ont par exemple évolué avec l’émergence de nouveaux épicentres de la maladie. Toutefois, la préparation intellectuelle, à elle seule, ne saurait suffire. Une chose peut être bien comprise mais ne pas être prête à l’emploi. Idéalement, les scénarios devraient être renforcés par des exercices de créativité stratégique (business wargame) qui permettent de mettre en place une simulation et d’observer les comportements en situation de stress pour en tirer des enseignements. Pour mieux composer avec la complexité organisationnelle, créez une « war room », une salle de crise avec une petite équipe dédiée jouissant d’un pouvoir de décision et d’exécution.

Conseil bonus:

Pensez à optimiser la gestion de votre entreprise. Organisez-vous afin de gagner le plus de temps possible sur vos tâches administratives au sein de l’agence. A la reprise, il faudra être le plus efficace possible sur toute la partie création, alors revoyez vos process, préparez-vous et utilisez les bons outils pour alléger toutes les tâches rébarbatives !