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10 conseils pour clore l’année en beauté

(et entamer la suivante sur les chapeaux de roues !)

Une fin d’année sans obligation ne serait pas vraiment une fin d’année : trouver des cadeaux pour votre beau-frère, supporter votre belle-mère, déposer votre liasse fiscale auprès du greffe, déclarer votre TVA, solder les congés des collaborateurs de l’agence … Ce n’est pas clair pour vous ? OOTI vous rappelle les gestes qui sauvent alors que se profile la nouvelle année.

Si vous êtes à la tête d’une agence d’architecture, ou en charge des questions comptables, et que vous n’y voyez pas très clair parmi toutes les obligations légales, rassurez-vous : c’est normal.

LES CONSEILS DE NOTRE COMPTABLE 👇

Pour nous éclairer, nous avons contacté Mariam Sbibih du cabinet Fox Audit. Elle a le double avantage d’être sympathique et comptable.

1. Quelles sont les obligations légales de la période en matière de comptabilité ?

Elles sont fiscales et comptables. Comptablement, vous devez établir des comptes annuels, sous forme de bilan comptable et comptes de résultat. Dans certains cas, en fonction des seuils applicables à vos statuts, les annexes comptables peuvent être obligatoires.

 Ces documents doivent ensuite être approuvés à l’occasion d’une Assemblée Générale organisée dans les 6 mois suivant la clôture des comptes. Le tout, comptes et Procès-Verbal d’Assemblée Générale, est ensuite déposé au greffe.

Du point de vue fiscal, la fin de l’année marque la date butoir de :

  • La TVA, si la société y est soumise et si elle n’a pas mensualisé ses versements
  • Déclarations d’acomptes d’Impôts sur les sociétés
  • Déclaration d’Échanges de Biens (DEB)
  • Déclaration Européenne de Services (DES)
  • La liasse fiscale
  • Déclaration d’impôt sur les sociétés afférente au bénéfice

2. Quels peuvent être les risques liés en cas de manquement à ces échéances ?

Le non-dépôt des déclarations obligatoires exposent la société à des pénalités voire des majorations (TVA, liasses, dépôt auprès du greffe etc.).

3. Y a-t-il de bonnes pratiques à adopter ?

Oui ! Il faut par exemple s’assurer de la bonne tenue de la comptabilité tout au long de l’année, mois par mois, afin d’éviter un travail qui peut s’avérer pénible au moment de l’établissement des comptes et de la liasse au premier trimestre de l’année suivante.

4. Quels sont les autres temps forts de l’année ?

Le premier semestre est particulièrement important puisque les entreprises ont jusqu’à mai pour déposer la liasse fiscale, clôturer les bilans, tenir leur Assemblée Générale et déposer les documents au greffe.

5. Comment constituer le plan d’action de l’année à venir ?

Trop souvent considéré comme un exercice chronophage, un plan d’action bien posé doit permettre d’atteindre les objectifs stratégiques fixés.

Pour cela, quelques étapes sont à respecter :

  1. Impliquer les équipes dès le début : c’est l’assurance de partager à tous la vision stratégique et les étapes à franchir pour y parvenir.
  2. Ne pas hésiter à détailler chaque mesure : cela permet de poser clairement les choses pour mieux les suivre et affiner avec précision le plan de charge. Recruter une nouvelle personne, améliorer le site web de l’agence, développer votre prospection ? De belles idées qui se traduisent opérationnellement par de nombreuses actions. Les noter, c’est les anticiper.
  3. Définir un échéancier : l’année c’est 12 mois, parfois chargés, parfois moins. Jalonnez-la de projets transverses et imposez-vous des points de suivi. Où souhaitez-vous être à la fin du premier trimestre ? Vous seul avez la réponse à cette question.
  4. Affectez les ressources : De nombreux plans d’action échouent parce qu’on ne consacre pas les ressources humaines et financières adéquates à la réalisation des initiatives. Veillez à allouer suffisamment de temps, de soutien, de formation et de ressources budgétaires.

6. Souhaitez une bonne année !

Entre les obligations fiscales et l’élaboration du plan d’action de l’agence, la recommandation peut paraitre étonnante. Et pourtant, souhaiter la bonne année est une excellente manière de se rappeler au bon souvenir d’un ancien maître d’ouvrage ou d’un partenaire avec lequel vous n’avez plus échangé depuis un moment.

Pas besoin de se prendre trop la tête : la photo d’une belle réalisation de l’agence fera largement l’affaire. Des plateformes comme www.canva.com vous permettent de produire un visuel propre en quelques clics !

LES CONSEILS OOTI 💙👇

Voici les 4 conseils de Paul Rattanavong, Customer Success Manager, pour tirer profit d’OOTI :

7. Être à jour 

A travers un coup d’œil sur votre tableau de bord OOTI, effectuer un tour des projets 

Les plannings et avancement sont-ils actualisés ? Est-ce que votre CA est à jour ?

8. Régler ses factures

OOTI facilite également toute la partie règlement des factures 

Certaines de vos factures ont-elles été réglées depuis ? Ajoutez-le paiement !

9. Préparer ses budgets

Avant la fin d’année, préparez vos budgets, vos frais généraux et anticipez vos dépenses pour 2022. 

Pilotez ainsi votre prévisionnel de chiffre d’affaires sur de bonnes dynamiques !

10. Actualiser les temps et congés

N’oubliez pas de gérer les équipes, congés et temps… 

Faites un dernier rappel à vos équipes dans leur saisie des temps afin de clôturer l’année en tout sérénité sur vos suivis de projets ! 

EN RÉSUMÉ

1 – Connaitre ses obligations

2 – Connaitre les échéances comptables

3 – Adopter les bonnes pratiques

4 – Préparer les dates importantes

5 – Constituer le plan d’action de l’année à venir

6 – Souhaiter la bonne année !

7 – Être à jour

8 – Régler ses factures

9 – Préparer ses budgets

10 – Actualiser les temps et congés

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