Comment choisir son logiciel de gestion en tant que bureau d’études ?

Vous cherchez un logiciel de gestion en tant que bureau d’études techniques (BET) ? Pas toujours simple de s’y retrouver parmi les nombreuses options possibles sur le marché. OOTI vous guide en vous détaillant les 6 critères indispensables pour sélectionner le logiciel qui correspond à vos besoins.

Les 6 éléments essentiels d’un bon logiciel de gestion

💡 En tant qu’entreprise spécialisée dans l’ingénierie et la conception de projets techniques, les domaines de compétences d’un BET sont très larges. Votre choix doit porter sur une solution simple et adaptée à vos particularités.

1. Ses fonctionnalités

Le logiciel doit répondre à vos attentes tant en termes de gestion des ressources humaines qu’en termes de gestion financière et de suivi de projet. Le spectre couvrant doit être assez large pour éviter d’ajouter un ou plusieurs logiciels supplémentaires pour combler un manque potentiel : gestion de la facturation (loi MOP), de la sous-traitance, des échéanciers prévisionnels, des plannings et plan de charge, de l’avancement des projets, de la trésorerie, etc.

2. Sa facilité d’utilisation

Plus l’outil est convivial et simple d’accès, plus il sera facilement intégré par l’ensemble de l’équipe. Il doit être intuitif et s’insérer dans le fonctionnement naturel vis-à-vis des autres logiciels ou applications. 

3. Son évolutivité

Entre les besoins du marché, les contraintes réglementaires et les envies de vos clients, il est indispensable de s’adapter. Le logiciel doit être aussi évolutif pour accompagner les futurs besoins de l’entreprise et son développement.

4. Sa sécurité

C’est un élément essentiel. Entre options de sauvegarde et de récupération des données, la sécurisation reste un enjeu majeur pour ne pas entraver le fonctionnement et la croissance de votre agence.

5. Son support technique

Comme tout outil, un logiciel demande un temps d’adaptation tout autant qu’un accompagnement pour parfaire son utilisation. Pouvoir compter sur un soutien, c’est aller à l’essentiel et se concentrer sur son activité.

6. Son coût

Il doit être abordable, certes, mais surtout, son coût doit être proportionnel aux avantages qu’il apporte. Nous vous conseillons de tester l’outil en amont via un essai gratuit pour bien comprendre son fonctionnement et déterminer s’il est adapté à votre situation.

Garder en tête ces critères à l’esprit, c’est s’assurer de choisir le logiciel qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

Interview d’un utilisateur : OOTI au service du développement des agences

Illustrons nos propos par une mise en œuvre concrète. Nous sommes allés à la rencontre d’Olivier Paslawski, ingénieur associé au sein du cabinet C3i, Concept en Ingénierie d’Infrastructures Innovantes. Cette agence du département de l’Aube réunit l’ensemble des corps de métiers nécessaires à la réalisation d’aménagements urbains. La fusion des savoirs permet de gagner en efficacité dans le déroulé des projets, de la conception à l’exécution des travaux.

À leur palmarès, nous pouvons citer le parc paysager au bord de l’Yonne à Monéteau, le parvis de l’hôtel de ville de Saint-Julien-les-Villas ou l’aménagement de l’espace vert central des provinces à Troyes.

💡Retour sur l’intégration d’OOTI au sein de l’activité qui a permis de répondre à ses attentes en termes de :

• sécurisation des données,
• développement de l’autonomie des chefs de projets
• et pilotage de l’activité via le prévisionnel.

Et OOTI vous a aidé dans ce développement ?

Oui, car nous gérions une partie importante de notre activité avec des tableaux Excel. Notre plus grande crainte était de se retrouver face à des erreurs dans les calculs et les formules. Comme tout bon utilisateur d’Excel, c’est une peur que nous devons partager avec d’autres : avoir des Excel qui ne fonctionnent plus !

💡« On voulait donc intégrer un outil qui nous permette, à la fois d’être sécurisé sur la gestion de nos données, et collaboratif pour l’ensemble des équipes. » 

Par exemple, cela permet notamment à chaque collaborateur de saisir son temps passé sur chaque dossier pour avoir un meilleur suivi financier global de l’ensemble des projets.

Vous en êtes où dans son déploiement aujourd’hui ?

Mon associé et moi utilisons une grande partie des fonctionnalités proposées pour piloter l’activité. Au fur et à mesure, nous ouvrons les modules à nos chefs de projets, pour qu’ils puissent l’intégrer dans leurs suivis. Les heures et les notes de frais sont déjà utilisées et taguées au projet concerné. L’objectif est qu’ils puissent atteindre l’autonomie dans la gestion de leurs projets.

Comment voyez-vous la suite ?

Le prévisionnel de chiffre d’affaires est une fonctionnalité phare pour piloter l’activité. Nous avons encore des éléments à paramétrer pour parfaire notre utilisation d’OOTI, comme les charges et les coûts. Nous ne sommes pas arrivés à un usage optimal. C’est en cours. Le logiciel est simple d’accès, mais il demande un temps d’intégration.

Il y a des développements qui sont livrés aussi régulièrement. De nouvelles fonctionnalités, qui n’existaient pas il y a 6 mois, ont vu le jour. Cela va nous permettre encore de nous améliorer, de parfaire notre utilisation pour être toujours plus efficaces dans la gestion de C3i !

Comme Olivier, vous souhaitez tester et adopter OOTI pour simplifier votre gestion administrative et organisationnelle ? Testez-le gratuitement pendant 14 jours.

L’équipe d’OOTI remercie Olivier Paslawski pour cet éclairage sur l’utilité de notre solution au sein d’une entreprise comme C3i. Nous sommes très heureux et fiers de travailler au quotidien à leurs côtés.