Gestion administrative, gestion organisationnelle, gestion du temps, gestion de projets, gestion d’agence, gestion financière…
Beaucoup de tâches quotidiennes qui vampirisent votre temps au détriment de celui que vous devez consacrer à votre métier. En tant que chef d’entreprise, responsable administratif ou directeur d’agence, comment être sûr que nous adressons tous les éléments nécessaires à une gestion efficace?
Après quelques années de recherche dans le domaine de l’architecture, nous avons retenu quelques “trucs” à faire pour améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise.
Dans cet article, nous allons partager avec vous quelques conseils cruciaux pour vous accompagner dans cette tâche de la plus haute importance.
1. CENTRALISEZ VOS DONNÉES
Nous savons que c’est facile à dire mais très difficile à faire. Vous avez un cahier pour les rendez-vous, un excel pour le planning et les budgets, un document word pour les devis et propositions, des post-it sur votre bureau et des fichiers de plan, élévations et 3D dans différents dossiers de votre ordinateur. Alors oui, tout cela sont des moyens tout à fait adaptés à chaque action mais comment faites-vous si l’on vous demande un rapport général ? Par exemple: “le pourcentage du budget utilisé des honoraires totaux pour faire les plans de la zone 1 dans la phase APS “. Pour les moins organisés, cela prendra du temps pour tout rassembler et tout calculer. Bien sûr, ce n’est pas le cas de tout le monde mais en général, essayez de regrouper toutes ces données en un seul et même endroit et de les mettre à jour assez régulièrement. Cela vous fera gagner un temps considérable et vous donnera une meilleure visibilité sur votre entreprise.
2. ASSOCIEZ-VOUS, DEMANDEZ DE L’AIDE
Dans les moments difficiles, vous n’êtes pas obligé d’être seul. Dans un premier temps, parlez-en à vos collaborateurs, vos chef de projets, ne les sous-estimez pas. Vous pouvez aussi vous associer, ou faire des projets en co-traitance par exemple. Si vous êtes architecte, faites appel à L’ordre des architectes. Ils vous aideront à trouver des contacts, à recouvrir vos honoraires, à trouver des moyens de financements ou encore à vous diriger vers de nouvelles activités. Il existe aussi des conseils et des commissions spécialisées si vous avez besoin d’un petit coup de pouce. C’est totalement normal alors n’hésitez pas.
3. UTILISEZ DES OUTILS ADAPTÉS
Aujourd’hui, la technologie est partout. Alors, oui certains ne l’apprécient pas et veulent l’éviter. Cependant, il faut savoir s’en servir positivement dans le travail pour gagner en efficacité et en productivité afin de rester compétitif. Si vous ne le faites pas, il y aura toujours d’autres entreprises et nouvelles agences qui le feront. Il existe des outils et applications extrêmement bien faits pour gérer votre temps (Fitnet), vos projets (Workday ou Wrike), vos ressources (Payfit) et votre comptabilité (Sage ou Quickbooks) par exemple. Il existe aussi des logiciels tout-en-un et spécifiquement adaptés aux architectes tels que OOTI, Teamber, Everwin ou Akuiteo. La plupart offrent une période d’essai alors, allez-y, ça ne coûte rien d’essayer.
4. GARDEZ UNE VISION DE VOTRE CHARGE DE TRAVAIL
Le mot charrette et l’expression être charrette sont aujourd’hui entrés dans la conversation courante. Il vient à l’origine du vocabulaire utilisé par les élèves architectes de l’École des beaux-arts de Paris et signifie être en retard ou très proche du délai imposé pour rendre un projet. Vous n’avez donc pas assez de temps et le temps c’est de l’argent. Malheureusement, et surtout dans les métiers comme l’architecture, cette phrase est très vraie. La plupart des agences travaillent sur un pourcentage d’honoraires et non sur un nombre d’heures facturées au client. Lorsqu’un certain nombre d’heures de travail est atteint, le budget est automatiquement dépassé et le projet perd de sa rentabilité. Il est donc important, pour les architectes collaborateurs, chef de projets et directeurs d’agence de connaitre son temps de travail, de prioriser les livrables ou tâches et de savoir alerter les équipes et managers lorsque le planning n’est pas ou plus atteignable. Pour cela, le chef de projet ou d’agence doit assigner ses architectes à certains projets en fonction de leur charge de travail. Les architectes eux-mêmes doivent impérativement être responsables de leur temps et planning afin de mieux juger leurs échéances.
5. RESPONSABILISEZ VOS ÉQUIPES
Comme nous le disions juste au dessus, il est bénéfique de responsabiliser et de déléguer à ses équipes. Un dirigeant ne peut pas tout faire et tout contrôler, il a plus d’experience, certes, et connait beaucoup de sujets mais il est important de former ses collaborateurs sur la prise de décision et sur des tâches un peu plus importantes. Un bon manager doit valoriser ses équipes et ne doit pas avoir peur de les faire évoluer. Après tout c’est le rôle de tout chef d’équipe. Il devra parfois même déléguer des tâches et projets qui lui tiennent à cœur. Il est aussi recommandé de donner plus de responsabilités à ses collaborateurs pour que ceux-ci se rendent compte de la valeur et le temps des actions qu’ils entreprennent. Pour cela, vous pouvez les mettre en charge de leur propre budget par exemple en leur donnant pour mission d’atteindre un objectif spécifique. Ils feront peut être des erreurs mais ce sera leur responsabilité et ils ne la feront plus les prochaines fois.
6. FAITES DES BUDGETS, PLANIFIEZ
Pour toute entreprise, il est nécessaire de faire des budgets, des prévisionnels et de mettre en place des plans d’actions. Au niveau projet mais aussi au niveau de la stratégie d’entreprise. Faites l’exercice de stratégie avec vos équipes afin de mobiliser tout le monde vers un seul et même objectif et de leur donner des points de repères. Quant aux budgets des projets, il est important de se servir de son expérience passée afin d’identifier la raison du dépassement et ainsi mettre en place des actions pour éviter que cela ne se reproduise. Comme une étude de faisabilité pour les architectes, vous ferez une étude de budget, pour déjà savoir si ce projet vous sera rentable dans son ensemble ou s’il est nécessaire de modifier votre proposition d’honoraires avant de l’envoyer au client.
7. NE FUYEZ PAS LES CHIFFRES, ANALYSEZ-LES
Mesurer l’impact de vos actions est primordiale. Pour certains d’entre nous, les chiffres peuvent être un sujet que l’on évite ou sous-estime, surtout dans les métiers créatifs. En tant que chef d’entreprise, il est impératif de connaitre son statut financier dans les moindres détails. Certains font appel à une direction financière, d’autres le font eux-mêmes. Pour ceux qui ne le font pas: ce n’est pas une solution durable. Bien sûr cela demande une petite organisation pour mettre en place un système d’analyse, mais les chiffres sont le meilleur moyen d’analyser vos actions et de vous donner la direction à prendre afin d’assurer la pérennité de votre business. Nous parlons ici de données financières mais aussi d’indicateurs clés. Analysez vos coûts, marges et chiffre d’affaires et mettez en place des systèmes d’évaluation de performance. Par exemple: nombre de projets finalisés à temps, nombre de clients satisfaits, temps moyen de réponse à un appel d’offre, temps passé sur des tâches administratives etc…Vous serez en position de contrôle sur l’intégralité de votre process et pourrez savoir exactement comment augmenter votre trésorerie et productivité sur chacun de vos projets, phases et contrats.
8. SORTEZ DE VOTRE ZONE DE CONFORT
Et finalement, prenez des risques !! C’est en sortant de sa zone de confort que l’on peut découvrir d’autres horizons. Une entreprise n’est pas toujours calme et sérénité, il faut savoir faire de nouvelles choses, découvrir de nouvelles façons de faire, changer ses habitudes, découvrir de nouveaux marchés et nouveaux clients…Alors partagez vos idées avec vos collaborateurs, n’ayez pas peur de prendre des decisions, il n’y a rien de pire que de ne pas en prendre, au pire on se trompe et on recommence. C’est comme ça que vous ferez exactement ce que vous voulez. Bref, osez le nouveau, l’inconnu, le différent et diversifiez-vous.