La rentabilité pour une agence d’architecture
Architecture dans l’imaginaire collectif = création – dessin – art – conception
Architecture au quotidien = organisation – chiffrage – comptabilité – administratif – production
Peu de personnes saisissent l’immense part que prend la gestion administrative d’une agence d’architecture. Lorsqu’on interroge un quidam sur ce métier, il imagine un artiste avec une planche à dessin, une règle et un crayon. La vérité est toute autre.
Les tâches administratives d’une agence d’architecture nécessitent une réelle organisation au millimètre que chaque professionnel de la conception aborde avec ses armes.
Il n’existe pas de manuel du parfait chef d’entreprise, et encore moins celui du parfait gestionnaire d’un cabinet d’architecture, mais cet article peut vous éclairer sur certains aspects non négligeables de votre métier. Nous ne ferons pas de grands discours sur des listes de tâches à réaliser, simplement cet état des lieux : « Le nerf de la guerre, c’est la rentabilité. »
Commençons simplement. Rentabilité : Capacité à procurer un bénéfice.
C’est à dire savoir si le chiffre d’affaires généré par votre entreprise couvre les frais et dépenses inhérentes à la bonne conduite de votre activité et conduit donc naturellement votre résultat comptable vers le bénéfice ou le déficit. Vous avez donc normalement un état des lieux annuel de votre entreprise grâce à l’édition de votre bilan.
Mais… quel est votre taux de marge ? votre seuil de rentabilité ? Si vous obtenez un nouveau projet, êtes-vous en capacité d’embaucher un nouveau collaborateur ?
Il n’est pas question de continuer à vous étaler les questions pièges auxquelles vous ne pouvez pas répondre. Et si vous ne pouvez pas y répondre, sachez que vous faites partie des 83% d’entrepreneurs qui ne maîtrisent pas leur pilotage, et ce n’est pas grave ! 🙂
C’est un peu comme si nous embarquions à bord d’un vol Paris – Hong Kong avec « du Kérosène » et « les moteurs qui fonctionnent ».
Une partie d’entre vous va penser « nous n’avons aucune raison de ne pas arriver », et une autre partie se dira « avons-nous assez de litres d’essence et sommes-nous certains que tous les moteurs fonctionnent ? ».
Cette petite métaphore nous ramène à votre activité… vers la réflexion du métier de chef d’entreprise. Car c’est un job à part entière.
💡 Connaître ses dépenses, son chiffre d’affaires et sa marge tout au long de l’année
Pour commencer… Avez-vous simplement la liste de vos projets?
En tant qu’agence d’architecture, il est primordial de connaître le chiffre d’affaires généré par chaque projet, et les marges prévues par dossier.
Maintenir une liste de vos projets à jour, à travers un logiciel de gestion notamment, vous permet de tout centraliser et d’obtenir plus de visibilité sur les semaines, mois et années à venir. Vous pouvez définir un prévisionnel de chiffre en fonction des devis à réaliser, vous savez exactement combien de projets sont en cours, les avancées et retards de chacun, permettant également de gérer au mieux vos équipes sur chacun des projets.
Vous l’avez compris, c’est important !
Utilisez cette nouvelle organisation pour confronter vos marges prévues en début de projet avec la réalité lors de la livraison de votre affaire !
💡 Faites un prévisionnel, mettez le à jour et comparez les chiffres chaque mois avec le réalisé
Est-ce que votre entreprise optimise correctement ses postes?
Votre assistante administrative est là tous les matins à 9h et votre chef de projet a bien été formé sur Autocad et il se rend sur vos réunions de chantier. Mais il s’agit désormais de s’assurer que votre équipe est efficace.
Elle doit répondre à toutes vos demandes de chef d’entreprise. Normalement, vous avez monté votre business avec tous ces aspects. Vous avez pensé et ajouté des process dans votre entreprise. Mais il est important de régulièrement faire un point sur la situation et penser à ses outils.
Assurez-vous que votre équipe gère les flux, dépense le moins possible en frais généraux, contrôle les factures des sous-traitants, facture 100% de vos projets, n’oublie pas les levées de réserves l’année suivante etc…
Optimiser correctement ses postes, c’est aussi faire en sorte de valoriser chaque poste et de faire confiance à vos chefs de projet, rouage essentiel au bon fonctionnement d’une agence d’architecture. C’est par vos chefs de projets que vivent les projets, ils participent à la cohésion de l’équipe et représentent l’interface entre les différents intervenants. Pour plus de conseils dédiés, n’hésitez pas à lire notre article complet sur le sujet : Comment responsabiliser ses chefs de projet ?
Aujourd’hui vous prenez conscience que votre avion vole, qu’il se rend d’un point A à un point B, qu’il fait le même trajet que celui de la compagnie aérienne concurrente … Cependant il existe de nombreux paramètres qui peuvent créer un gouffre entre votre rentabilité et celle du concurrent.
💡 Responsabilisez les chefs de projets avec les budgets, les dépenses, le suivi des factures et le temps passé.
En restant dans le parallèle, pensez-vous que votre agence concrétise autant de projets que ses concurrents ?
Pour s’assurer de votre compétitivité, il est important de connaître votre taux de transformation, et d’en être satisfait. Assurez-vous de connaître le delta entre le nombre de projets auxquels vous répondez et ceux qui vous sont confiés. Ce pourcentage doit vous convenir mais pensez bien qu’il est toujours possible de l’améliorer !
Le taux de transformation qui nous intéresse peut également être observé pour chacun des collaborateurs s’occupant du développement commercial de votre agence. Il s’agit de mesurer son niveau de performance.
Pas besoin de créer une compétition, mais le simple fait d’identifier un ou plusieurs éléments qui brillent ou qui noircissent le tableau vous permettront de pouvoir faire un premier élagage des axes de progression directs et concrets.
💡 Analysez vos résultats lors d’appels à projets pour augmenter votre habilité à obtenir de nouveaux projets
Qui, quoi, combien, comment?
C’est un peu la question existentielle du chef d’entreprise… Pour répondre à ces questions, n’hésitez pas à croiser les éléments, à faire parler vos datas et à créer des premiers Indicateurs de Performances, ou KPI (version anglaise)…Vous en avez entendu parler et voilà que maintenant vous avez même envie de les mettre en place dans votre entreprise !
A travers un logiciel de gestion construit pour les architectes, vous pouvez observer facilement de nombreux indicateurs grâce aux tableaux de bord.
Analyser les indicateurs liés à vos projets, à vos finances, à votre facturation, à vos équipes et faites parler vos chiffres, ce sont ces indicateurs de performance qui permettront de vous rendre compte de votre progression face à vos objectifs.
Ça y est, vous commencez à vous projeter comme un véritable pilote ! Toutefois, cet article est exclusivement tourné vers le métier d’architecte parce qu’il y a un élément de plus que vous devez maîtriser comparé aux autres chefs d’entreprises, celui de ne pas être totalement le maître du jeu…
💡 Mettez en places des KPI clairs pour l’agence ainsi que pour l’équipe à suivre tous les mois
Comment être rentable sans être maître du jeu ?
Ne pas être maître du jeu, c’est ne pas être en capacité de proposer une tarification libre et basée sur le calcul de vos charges et de la marge que vous souhaitez y apporter.
Aujourd’hui, il existe peu d’agences d’architecture qui peuvent se permettre de pratiquer une tarification libre, et si vous faites partie de cette catégorie je vous tire mon chapeau car vous avez atteint le nirvana de l’architecture.
La plupart des architectes subissent le prix de vente de la prestation intellectuelle qu’ils fournissent. Un pourcentage est appliqué sur le montant du marché, quelques lignes d’études, de dessins et autres conceptions, suivi et coordination s’ajoutent par vente additionnelle, mais dans sa globalité, votre activité est restreinte par un prix dépendant de votre client et de votre projet et non dépendant de votre niveau de rentabilité.
Cependant, n’oubliez pas que vous êtes le pilote de votre activité. Elle est régie par un axe très sensible qui est ce côté pourcentage qui ne vous permet pas de faire une tarification en fonction des besoins de votre activité. Vous avez donc d’autant plus besoin d’être un bon pilote parce que vos données sont sensibles, vous avez une grande responsabilité que vous transférez à vos équipes et vous êtes également garants de cet équilibre par un suivi et un management.
A travers les différents points vus ensembles, vous pouvez orienter le résultat de votre entreprise ! Vous avez maintenant conscience que c’est une action que vous pouvez mener progressivement et dans le bon sens.
Tout ceci pour vous amener vers la conclusion de cet article…
💡 Monétisez chacune de vos prestations
Mettez en place vos propres indicateurs de performance et commencez à les mesurer et à demander à vos équipes un feedback sur leurs propres indicateurs. Votre entreprise doit monter en puissance d’elle-même après la simple mise en place de suivi de taux de transformation, chiffre d’affaires par collaborateur, rentabilité de chaque projet, cumul des projets en cours, prévisionnel de chiffre en fonction des devis à réaliser etc…
Si vous avez envie de faire tout cela, que vous souhaitez optimiser votre travail, déléguer les tâches courantes, avoir un suivi de la rentabilité de votre entreprise, prenez quelques minutes pour vous rendre sur ce site : www.ooti.co
OOTI est votre outil. Ne passez pas à côté d’une solution simple et intuitive qui vous permettra de prendre conscience de votre efficience, d’animer votre rentabilité au quotidien et de piloter votre activité.
Je n’ai pas le temps de tout lire, vous me faites un petit résumé ?
- Connaitre son chiffre d’affaires sur chaque projet ainsi que sa marge
- Responsabiliser les chefs de projets sur les budgets et disponibilités des équipes
- Suivre son taux de transformation de projets signés vs. concours, appels d’offre
- Mettre en place des indicateurs clés ( temps passé par phase, nombre de facture en retard chaque mois, etc.)
- Ne travaillez pas gratuitement
- Utiliser OOTI pour ne plus perdre un temps précieux