Afin de faciliter le travail de facturation des agences d’architecture, OOTI intègre une interface dédiée, entre lien avec les projets en cours et suggestion automatique. Une manière d’assurer un suivi clair et personnalisé de cette étape décisive du projet.
Face à la facturation, les architectes sont bien souvent seuls face à des feuilles Excel qui apportent une réponse ni pratique, ni intuitive, ni sécurisée. Si certaines solutions existent, rares sont les solutions alliant avancée des projets et automatisation des factures.
« L’offre proposée aux architectes aujourd’hui est loin d’être adaptée à la réalité de la vie d’une agence. Si certaines solutions grand public permettent de fiabiliser le suivi interne de la complétion d’une facture, elles ne proposent rien sur la facturation d’honoraires d’un projet qui se découpe en plusieurs phases comme c’est souvent le cas pour la maîtrise d’œuvre. Chaque étape pouvant amener à une facture dédiée, le pilotage financier d’une agence peut vite tourner au casse-tête lorsque plusieurs équipes travaillent sur plusieurs dossiers en même temps »
Traçabilité et protection de données
Cette alternative, OOTI l’a conçue sur la base de sa plateforme collaborative. Intégrée au processus de gestion des projets, la partie dédiée à la facturation se présente comme une alternative fiable au manque de traçabilité et de protection des données qu’un partage de document Excel implique. « Aujourd’hui, les agences perdent un temps considérable dans la gestion de leur facturation. Qu’ils exercent en libéral ou en société, la recherche de la bonne information, du bon timing d’envoi ou de la traçabilité induisent des erreurs préjudiciables à l’activité » poursuit Paul.
Voilà donc tout l’intérêt d’intégrer la gestion de la facturation sur l’ERP qu’est OOTI. Désormais la question, résonnant dans toutes les agences de France « alors, où en sommes-nous ? » appelle une réponse consultable en quelques clics. « C’est là la vocation d’OOTI. En proposant une interface permettant aux collaborateurs d’une agence de renseigner l’état d’avancement de chacun des projets, la solution agrègent toutes les informations nécessaires à l’émission et au suivi de la facturation » poursuit-il.
Grâce à l’onglet proposant un aperçu général de la facturation de l’agence, les factures en cours, celles à venir, ou celles passées sont très facilement consultables.
Miser sur la collaboration
Dans les faits, les opérationnels représentent le premier maillon de la chaine. La gestion du projet, de son avancement et de son planning donne le tempo d’une facturation qui est alors suggérée automatiquement sur la base des données renseignées.
Avec, ce sont les incertitudes liées au suivi qui s’envolent. « Si OOTI suggère des factures sur la base de l’avancée des projets, il permet aussi de gérer l’envoi, la relance et le suivi de la facturation ». Plusieurs fonctionnalités permettent de créer une facture reprenant les codes de l’agence.
« Évidemment, cela passe par la possibilité d’adapter la facture en fonction de la charte graphique de l’agence, en y incorporant par exemple le logo, mais plus largement, il est possible de reprendre les intitulés comme les équipes ont l’habitude de les employer » poursuit le collaborateur de la startup.
Pro-forma ou devis, note d’honoraires ou facture, rappel des derniers éléments facturés ou non … Sur la base de la facture suggérée, tous ces paramètres sont alors modifiables. De quoi rendre invisible la gestion financière par la plateforme et d’adapter totalement les éléments aux codes de l’agence.
Pour en savoir plus sur la facturation via OOTI et plus largement sur toutes les fonctionnalités proposées, rendez-vous sur la FAQ en suivant ce lien.
