Suggestions de factures et rappels automatiques : facturation selon OOTI

Facturation et rappels automatisés

La facturation avec OOTI

Afin de rationaliser le processus de facturation des agences d'architecture, OOTI intègre désormais une interface dédiée qui relie les projets en cours et propose des suggestions automatiques. Cela permet d'assurer un suivi clair et personnalisé de cette phase cruciale du projet.
En matière de facturation, les architectes se retrouvent souvent seuls face à des tableaux Excel qui n'offrent ni praticité, ni intuitivité, ni sécurité. Si quelques solutions existent, peu d'entre elles combinent l'avancement du projet avec une facturation automatisée.

"Les solutions actuellement disponibles pour les architectes sont loin d'être adaptées à la réalité de la vie des agences. Si certaines solutions grand public peuvent améliorer le suivi interne de la réalisation des factures, elles ne permettent pas de facturer honoraires pour des projets divisés en plusieurs phases, comme c'est souvent le cas pour les projets architecturaux. Chaque étape peut nécessiter une facture spécifique, et la gestion financière d'une agence peut rapidement devenir un casse-tête lorsque plusieurs équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets."

Traçabilité et protection des données

OOTI a développé cette alternative à partir de sa plateforme collaborative. Intégrée au processus de gestion de projet, la partie facturation offre une solution fiable au manque de traçabilité et de protection des données qu'implique le partage d'un document Excel. "Les agences perdent un temps considérable dans la gestion de leur facturation. Qu'elles travaillent de manière indépendante ou en société, la recherche de la bonne information, du bon moment pour l'envoi des factures ou le maintien de la traçabilité peuvent conduire à des erreurs préjudiciables à leur activité", explique Paul. C'est là que l'intégration de la gestion de la facturation dans l'ERP d'OOTI devient cruciale. Désormais, la question qui résonne dans toutes les agences de France, "Alors, où en est-on ?", trouve sa réponse en quelques clics. "C'est la raison d'être d'OOTI. En proposant une interface qui permet aux collaborateurs de l'agence de mettre à jour l'état d'avancement de chaque projet, la solution agrège toutes les informations nécessaires à l'émission et au suivi de la facturation", ajoute-t-il. Grâce à l'onglet offrant une vue d'ensemble de la facturation de l'agence, les factures en cours, à venir et passées peuvent être facilement visualisées.

Mettre l'accent sur la collaboration

Dans la pratique, les équipes opérationnelles représentent le premier maillon de la chaîne.
La gestion, l'avancement et le calendrier du projet donnent le tempo de la facturation, qui est ensuite automatiquement proposée en fonction des données fournies. Avec OOTI, les incertitudes liées au suivi disparaissent. "Si OOTI propose des factures en fonction de l'avancement du projet, il gère également l'envoi de la facture, les rappels et les relances.
Plusieurs fonctionnalités permettent de créer une facture qui s'aligne sur l'image de marque de l'agence. "Il s'agit bien sûr de la possibilité d'adapter la facture en fonction de la charte graphique de l'agence, comme l'intégration du logo. Mais plus largement, il est possible d'utiliser la même terminologie et les mêmes termes que ceux utilisés par les équipes", explique le collaborateur de la startup.
Pro-forma ou devis, notes d'honoraires, factures, rappel des éléments déjà facturés... Tous ces paramètres sont modifiables en fonction de la facture proposée. La gestion financière sur la plateforme est ainsi transparente et s'adapte parfaitement aux besoins de l'agence. Pour plus d'informations sur la facturation via OOTI et une liste complète de toutes les fonctionnalités offertes, visitez la FAQ en suivant ce lien.

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