Transparence et traçabilité : Optimiser la gestion de projet en architecture au Québec

“En moyenne, 72 % des projets sont retardés avec une augmentation de 38 % de la durée initiale du contrat, et 63 % des projets ont connu des dépassements de coûts avec une augmentation de 24 % du coût initial du contrat” 53rd ASC Annual International Conference Proceedings Copyright 2017 by the Associated Schools of Construction.

La gestion de projet architecture au Québec, particulièrement dans les grandes villes, nécessite une approche rigoureuse et structurée pour répondre aux multiples défis auxquels sont confrontés les architectes aujourd'hui. Dans ce contexte, les concepts de transparence et de traçabilité deviennent essentiels pour assurer la réussite des projets et la satisfaction des clients. Cet article explore comment ces valeurs sont intégrées dans la pratique architecturale, les principaux points douloureux des architectes et les solutions innovantes offertes par des plateformes comme OOTI.

La transparence en architecture : Une nécessité pour une bonne collaboration

Pourquoi la transparence est cruciale

La transparence dans la gestion de projet signifie que toutes les parties prenantes ont accès à des informations claires et précises sur l'état du projet, les coûts, les délais et les éventuels obstacles. Cette ouverture permet d'éviter les malentendus, de renforcer la confiance entre les partenaires et de faciliter la prise de décision.
"Les projets de construction sont complexes et risqués. Toutes les parties prenantes doivent y participer activement. La coopération et la coordination des activités par le biais de la communication interpersonnelle et de groupe sont essentielles à leur réussite."
M.E.L. Hoezen, The Problem of Communication in Construction

Avantages pour les architectes

Pour les architectes du Canada, et particulièrement au Québec, la transparence permet de :

• Améliorer la communication : En fournissant des mises à jour régulières et détaillées, les architectes peuvent mieux communiquer avec leurs clients et les autres parties prenantes.
• Réduire les risques : La visibilité accrue sur les processus et les finances aide à identifier et à gérer les risques potentiels avant qu'ils ne deviennent problématiques.
• Augmentation de l'efficacité :  Les processus transparents permettent de repérer rapidement les inefficacités et de les corriger.

Traçabilité : Une garantie de qualité et de conformité

La traçabilité consiste à suivre et documenter chaque étape d'un projet, de la conception initiale à la réalisation finale. Cela inclut la gestion des documents, des modifications et des communications. Mais aussi tout l’historique phase par phase de l’avancement des projets.

Importance pour les architectes
‍Lesavantages de la traçabilité sont les suivants :

• Conformité réglementaire : Assurer que toutes les étapes du projet respectent les normes et les régulations en vigueur.
• Qualité du travail : Garantir que chaque aspect du projet est correctement documenté et que les standards de qualité sont maintenus.
• Gestion des litiges : En cas de désaccord ou de litige, la documentation détaillée et accessible peut servir de preuve et aider à résoudre les conflits rapidement.

Selon le RAIC, une bonne documentation des processus est essentielle pour assurer la qualité et la conformité des projets architecturaux.

Principaux pain points des architectes

Gestion de projets complexes

Les architectes à Montréal et ailleurs au Québec doivent souvent jongler avec des projets devenus complexes par la multitude de parties prenantes et de leurs exigences variées. Selon un rapport de l'American Institute of Architects (AIA), l'une des principales difficultés réside dans le management des informations en temps réel, et dans la traçabilité des décisions et changements au cours du projet. Ainsi, les architectes adoptent différentes casquettes: garants, planificateurs, médiateurs, rapporteurs…

Suivi financier

Gérer le budget d’un projet architectural est un vrai défi, surtout quand des imprévus surgissent. Même avec des marges de sécurité, les dépassements de budget sont fréquents si le suivi des décisions n’est pas rigoureux. D’après l’American Institute of Architects (AIA), il est essentiel de suivre les coûts pour éviter que des erreurs ou omissions ne provoquent des ajustements coûteux qui dépasseraient le budget initial​. Ainsi, les architectes adoptent différentes casquettes: gestionnaires, économistes, négociateurs, contrôleurs…

Respect des normes

Dans le domaine de la construction, la conformité aux normes est cruciale, et les architectes doivent naviguer à travers des régulations de plus en plus complexes. L'une des normes majeures à respecter est la CAN/CSA B651, qui concerne l’accessibilité des bâtiments pour les personnes à mobilité réduite. Cette norme impose des critères spécifiques, comme des rampes d’accès adaptées, une largeur minimale des portes, et des dispositifs d’alarmes accessibles.

Ne pas respecter cette norme peut avoir des conséquences graves. Outre les risques de litiges et de retards, les architectes et les promoteurs peuvent faire face à des sanctions financières ou administratives, notamment des amendes, des refus de permis de construire, ou même des obligations de modifications post-construction, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires significatifs. De plus, l’absence de conformité peut nuire à la réputation d’une entreprise, affectant sa capacité à obtenir de futurs contrats.

Comme le souligne le RAIC - chapitre 5.1, une bonne gestion de projet implique non seulement une planification rigoureuse, mais aussi un suivi attentif des normes applicables, afin de garantir que chaque étape respecte les régulations en vigueur et que des sanctions soient évitées.

Ainsi, les architectes adoptent différentes casquettes: policiers, inspecteurs, avocats, juges et accusés en cas de faute.

Des solutions innovantes : L'exemple d'OOTI

OOTI a été créée il y’a désormais plus de 7 ans pour aider les architectes et tous les métiers du bâtiment à se libérer d’une charge mentale importante et piloter efficacement leurs firmes. Pour plusieurs raisons, OOTI offre transparence et traçabilité aux équipes sur les différents projets présents ou passés.

Réduire les retards et les dépassements de coûts

Les statistiques mentionnées montrent un besoin crucial de gestion de projet optimisée. Nous proposons une plateforme permettant un suivi rigoureux des projets en temps réel, offrant une visibilité sur l’avancement des tâches et des coûts associés. Grâce à des rapports précis et des alertes sur les écarts par rapport au budget ou aux délais, OOTI aide à anticiper les risques et à réduire les dépassements.

La transparence pour une communication efficace

Si la transparence avec les parties prenantes internes et externes est essentielle dans la gestion de projet en architecture, les utilisateurs d’OOTI peuvent partager des informations en temps réel avec toutes les parties prenantes, ce qui renforce la confiance et améliore la coordination. La plateforme centralise toutes les données du projet, assurant que les clients, partenaires et collaborateurs aient accès à des informations précises et actualisées, ce qui facilite la prise de décision et évite les malentendus.

Gestion des parties prenantes et traçabilité des décisions

Grâce aux fonctions de journaux de travail et registre d’activité, OOTI permet de suivre l’évolution des projets avec une traçabilité détaillée de chaque décision et de chaque modification. Cette capacité à documenter les échanges et les étapes du projet est cruciale pour la résolution des litiges et permet aux architectes de garder une trace claire des actions menées, garantissant ainsi la conformité et la qualité du projet.

Un suivi budgétaire rigoureux

Pour lutter contre les dépassements de budget fréquents, OOTI offre aux directions des firmes un suivi financier détaillé, avec des rapports sur l'état des coûts fixes et variables en temps réel. Cela permet aux architectes de mieux gérer leurs ressources et de prendre des décisions éclairées pour éviter des ajustements coûteux en cours de projet.

Conformité réglementaire et gestion des normes

La conformité aux normes, notamment celles liées à l’accessibilité (comme la norme CAN/CSA B651), est un autre défi important pour les architectes. OOTI permet de structurer et d’organiser la documentation nécessaire pour garantir que chaque étape du projet respecte les régulations en vigueur, réduisant ainsi les risques de litiges et d’amendes. Cette gestion des documents et des normes est essentielle pour éviter les sanctions administratives et financières.

Conclusion

La transparence et la traçabilité sont des éléments essentiels pour une gestion efficace des projets en architecture au Québec et au Canada. En adoptant des solutions innovantes comme OOTI, les architectes peuvent non seulement améliorer la gestion de leurs projets, mais aussi surmonter les principaux défis de leur profession. Ces outils permettent de garantir la qualité, de respecter les délais et les budgets, et de satisfaire les clients, tout en simplifiant la conformité aux régulations. En fin de compte, la transparence et la traçabilité renforcent la confiance et la collaboration, des facteurs clés de succès dans le domaine de l'architecture.