Logiciel de gestion d'un BET : les 6 critères décisifs

Comment choisir son logiciel de gestion en tant que bureau d'études ?

Vous cherchez un logiciel de gestion autant que d'un bureau d'études techniques (BET) ? Pas toujours simple de s'y retrouver parmi les nombreuses options disponibles sur le marché. OOTI vous guide en détaillant les 6 critères indispensables pour sélectionner le logiciel qui répond à vos besoins.

Les 6 éléments essentiels d'un bon logiciel de gestion

💡 En tant qu'entreprise spécialisée dans l'ingénierie et la conception de projets techniques, les domaines de compétences d'un BET sont très larges. Votre choix doit porter sur une solution simple et adaptée à vos particularités.

1. Ses fonctionnalités

Le logiciel doit répondre à vos attentes tant en termes de gestion des ressources humaines qu'en termes de gestion financière et de suivi des projets. Le spectre couvert doit être assez large pour éviter d'ajouter un ou plusieurs logiciels supplémentaires pour combler un manque potentiel : gestion de la facturation (loi MOP), de la sous-traitance, des échéanciers prévisionnels, des plannings et plan de charge, de l'avancement des projets, de la trésorerie, etc.

2. Sa facilité d'utilisation

Plus l'outil est convivial et facile d'accès, plus il sera facilement intégré par l'ensemble de l'équipe. Il doit être intuitif et s'intégrer dans le fonctionnement naturel vis-à-vis des autres logiciels ou applications.

3. Son évolutivité

Entre les besoins du marché, les contraintes réglementaires et les envies de vos clients, il est indispensable de s'adapter. Le logiciel doit aussi être évolutif pour accompagner les besoins futurs de l'entreprise et son développement.

4. Sa sécurité

C'est un élément essentiel. Entre options de sauvegarde et récupération des données, la sécurisation reste un enjeu majeur pour ne pas entraver le fonctionnement et la croissance de votre agence.

5. Son support technique

Comme tout outil, un logiciel nécessite un temps d'adaptation ainsi qu'un accompagnement pour parfaire son utilisation. Pouvoir compter sur un soutien, c'est aller à l'essentiel et se concentrer sur son activité.

6. Son coût

Il doit être abordable, certes, mais surtout, son coût doit être proportionnel aux avantages qu'il apporte. Nous vous conseillons de tester l'outil en amont via un essai gratuit pour bien comprendre son fonctionnement et déterminer s'il est adapté à votre situation. Garder ces critères à l'esprit, c'est s'assurer de choisir le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques.

Interview d'un utilisateur : OOTI au service du développement des agences

Illustrons nos propos par une mise en œuvre concrète. Nous sommes allés rencontrer Olivier Paslawski, ingénieur associé chez C3i, Concept en Ingénierie d'Infrastructures Innovantes. Cette agence du département de l'Aube réunit l'ensemble des corps de métiers nécessaires à la réalisation d'aménagements urbains. La fusion des savoirs permet de gagner en efficacité dans le déroulé des projets, de la conception à l'exécution des travaux.

Parmi leurs réalisations, nous pouvons citer le parc paysager au bord de l'Yonne à Monéteau, le parvis de l'hôtel de ville à Saint-Julien-les-Villas ou encore l'aménagement de l'espace vert central des provinces à Troyes.

💡Retour sur l'intégration d'OOTI au sein de l'activité qui a permis de répondre à ses attentes en termes de :

• sécurisation des données,
• développement de l'autonomie des chefs de projet
• et pilotage de l'activité via le prévisionnel.

Bonjour Olivier. C3i fêtera ses 15 ans en 2023. Quel bilan faites-vous du chemin parcouru ?

Mon souhait était de développer l'activité de façon progressive. J'ai toujours voulu une croissance à taille humaine, voire familiale. Pour cela, le recrutement au sein de la société C3i s'est fait graduellement, avec des personnes qui partagent les mêmes valeurs. Il est également essentiel de prendre le temps de les intégrer. Tout cela contribue à développer et à maintenir un véritable esprit d'équipe dans l'entreprise.

Et OOTI vous a aidé dans ce développement ?

Oui, car nous gérions une partie importante de notre activité avec des tableaux Excel. Notre plus grande crainte était de se retrouver face à des erreurs dans les calculs et les formules. Comme tout bon utilisateur d'Excel, c'est une crainte que nous devons partager avec d'autres : avoir des Excel qui ne fonctionnent plus !

💡"Nous souhaitions donc intégrer un outil qui nous permette à la fois d'être sécurisés dans la gestion de nos données, et collaboratifs pour l'ensemble des équipes. "

Par exemple, cela permet à chaque collaborateur de saisir le temps passé sur chaque dossier afin d'avoir un meilleur suivi financier global de l'ensemble des projets.

Où en êtes-vous dans son déploiement aujourd'hui ?

Mon associé et moi-même utilisons une grande partie des fonctionnalités proposées pour piloter l'activité. Au fur et à mesure, nous ouvrons les modules à nos chefs de projet, afin qu'ils l'intègrent dans leurs suivis. Les heures et les notes de frais sont déjà utilisées et taguées au projet concerné. L'objectif est qu'ils puissent atteindre l'autonomie dans la gestion de leurs projets.

Comment voyez-vous la suite ?

La prévision du chiffre d'affaires est une fonctionnalité phare pour piloter l'activité. Nous avons encore des éléments à paramétrer pour parfaire notre utilisation d'OOTI, comme les charges et les coûts. Nous ne sommes pas arrivés à un usage optimal. C'est en cours. Le logiciel est simple d'accès, mais il demande un temps d'intégration.

Il y a des développements qui sont livrés aussi régulièrement. De nouvelles fonctionnalités, qui n'existaient pas il y a 6 mois, ont vu le jour. Cela va nous permettre de nous améliorer encore, de perfectionner notre utilisation afin d'être toujours plus efficace dans la gestion de C3i !

Comme Olivier, vous souhaitez tester et adopter OOTI pour simplifier votre gestion administrative et organisationnelle ? Testez-le gratuitement pendant 14 jours.
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L'équipe d'OOTI tient à remercier Olivier Paslawski pour cet éclairage sur l'utilité de notre solution au sein d'une entreprise comme C3i. Nous sommes très heureux et fiers de travailler à leurs côtés au quotidien.