Rentabilité : la mission d'une agence d'architecture

Rentabilité : la mission d'une agence d'architecture

L'architecture dans l'imaginaire collectif = création - dessin - art - conception
L'architecture au quotidien = organisation - chiffrage - comptabilité - administratif - production

Peu de personnes saisissent l'immense part que joue la gestion administrative d'une agence d'architecture. Lorsqu'on interroge un quidam sur ce métier, il imagine un artiste avec une planche à dessin, une règle et un crayon.

La vérité est tout autre. Les tâches administratives d'une agence d'architecture nécessitent une réelle organisation au millimètre que chaque professionnel de la conception aborde avec ses armes. Il n'existe pas de manuel du parfait entrepreneur, et encore moins celui du parfait gestionnaire d'une agence d'architecture, mais cet article peut vous éclairer sur certains aspects significatifs de votre profession. Nous ne ferons pas de grands discours sur des listes de tâches à effectuer, simplement cet état des lieux : " Le nerf de la guerre, c'est la rentabilité. "

Commençons par le début. Rentabilité : Capacité à réaliser un bénéfice.

C'est à dire savoir si le chiffre d'affaires généré par votre entreprise couvre les frais et les dépenses inhérents à la bonne conduite de votre activité et conduit donc naturellement votre résultat comptable vers le bénéfice ou le déficit. Vous disposez donc normalement d'un état des lieux annuel de votre entreprise grâce à l'édition de votre bilan.

Mais... quel est votre taux de marge ? votre seuil de rentabilité ? Si vous obtenez un nouveau projet, êtes-vous en mesure d'engager un nouveau collaborateur ?
Il n'est pas question de continuer à diffuser des questions pièges auxquelles vous ne pouvez pas répondre. Et si vous ne pouvez pas y répondre, sachez que vous faites partie des 83% d'entrepreneurs qui ne maîtrisent pas leur pilotage, et ce n'est pas grave ! 🙂 .

C'est un peu comme embarquer sur un vol Paris - Hong Kong avec "kérosène" et "moteurs qui fonctionnent".

Une partie d'entre vous pensera "nous n'avons aucune raison de ne pas arriver", et une autre partie dira "avons-nous assez de litres d'essence et sommes-nous certains que tous les moteurs fonctionnent ? ".

Cette petite métaphore nous ramène à votre activité... à la réflexion sur le métier de chef d'entreprise. Car c'est un job à part entière.
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💡 Connaître ses dépenses, son chiffre d'affaires et sa marge tout au long de l'année.

Pour commencer... Avez-vous simplement la liste de vos projets ?

En tant que bureau d'architecture, il est essentiel de connaître le chiffre d'affaires généré par chaque projet et les marges prévues par dossier.

Tenir à jour la liste de vos projets, notamment grâce à un logiciel de gestion, vous permet de tout centraliser et d'avoir plus de visibilité sur les semaines, mois et années à venir. Vous pouvez définir un prévisionnel de chiffre en fonction des devis à réaliser, vous savez exactement combien de projets sont en cours, l'avancement et les retards de chacun, ce qui vous permet également de mieux gérer vos équipes sur chacun des projets.
Vous l'avez compris, c'est important !

Utilisez cette nouvelle organisation pour comparer vos marges prévues en début de projet avec la réalité lors de la livraison de votre dossier !
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💡 Faire une prévision, l'actualiser et comparer chaque mois les chiffres avec la réalité.

Votre entreprise optimise-t-elle correctement ses postes?

Votre assistante administrative est là tous les matins à 9 heures et votre chef de projet a été formé à Autocad et assiste aux réunions de chantier. Mais il s'agit maintenant de s'assurer que votre équipe est efficace.

Elle doit répondre à toutes vos demandes en tant que chef d'entreprise. Normalement, vous avez construit votre entreprise en tenant compte de tous ces aspects. Vous avez pensé et ajouté des process dans votre entreprise. Mais il est important de faire régulièrement le point et de réfléchir à ses outils.

Veillez à ce que votre équipe gère les flux, dépense le moins possible en frais généraux, contrôle les factures des sous-traitants, facture 100% de vos projets, n'oublie pas les levées de réserves l'année suivante, etc.

Optimiser correctement ses postes, c'est aussi faire en sorte de valoriser chaque poste et faire confiance à vos chefs de projet, rouage essentiel au bon fonctionnement d'une agence d'architecture. C'est par vos chefs de projet que les projets vivent, ils participent à la cohésion de l'équipe et représentent l'interface entre les différentes parties prenantes. Pour des conseils plus pointus, n'hésitez pas à lire notre article complet sur le sujet : Comment responsabiliser vos chefs de projet ?

Aujourd'hui, vous prenez conscience que votre avion vole, qu'il va d'un point A à un point B, qu'il fait le même trajet que celui de la compagnie concurrente... Pourtant, de nombreux paramètres peuvent créer un gouffre entre votre rentabilité et celle du concurrent.

💡 Responsabiliser les chefs de projet avec les budgets, les dépenses, le suivi des factures et le temps passé.

En restant en parallèle, pensez-vous que votre agence réalise autant de projets que ses concurrents ?

Pour assurer votre compétitivité, il est important de connaître votre taux de conversion et d'en être satisfait. Assurez-vous de connaître le delta entre le nombre de projets auxquels vous répondez et ceux qui vous sont confiés. Ce pourcentage devrait vous convenir, mais gardez à l'esprit qu'il est toujours possible de l'améliorer !

Le taux de transformation qui nous intéresse peut également être observé pour chacun des collaborateurs impliqués dans le développement commercial de votre agence. Il s'agit de mesurer votre niveau de performance.
Nul besoin de créer un concours, mais le simple fait d'identifier un ou plusieurs éléments qui brillent ou assombrissent le tableau vous permettra de pouvoir faire un premier élagage des axes de progrès directs et concrets.

💡 Analyser vos résultats lors des appels à projets pour augmenter votre capacité à obtenir de nouveaux projets.

Qui, quoi, combien, comment ?

C'est un peu la question existentielle du chef d'entreprise... Pour répondre à ces questions, n'hésitez pas à croiser les éléments, à faire parler vos données et à créer les premiers indicateurs de performance, ou KPI(version anglaise)... Vous en avez entendu parler et vous voulez même les mettre en place dans votre entreprise !

Grâce à un logiciel de gestion conçu pour les architectes, vous pouvez facilement observer de nombreux indicateurs grâce à des tableaux de bord.
Analysez les indicateurs liés à vos projets, vos finances, votre facturation, vos équipes et faites parler vos chiffres, ce sont les indicateurs de performance qui vous permettront de rendre compte de votre progression vers vos objectifs.

Ça y est, vous commencez à vous projeter comme un véritable pilote ! Cependant, cet article se concentre exclusivement sur le métier d'architecte car il y a un élément supplémentaire que vous devez maîtriser par rapport à d'autres chefs d'entreprise, celui de ne pas être totalement maître du jeu...

💡 Mettre en place des indicateurs clés de performance clairs pour l'agence ainsi que pour l'équipe, à suivre chaque mois.

Comment être rentable sans être le maître du jeu ?

Ne pas être maître du jeu, c'est ne pas pouvoir proposer une tarification libre basée sur le calcul de vos charges et de la marge que vous souhaitez dégager.

Aujourd'hui, peu de cabinets d'architectes peuvent se permettre de pratiquer une tarification libre, et si vous faites partie de cette catégorie, je vous tire mon chapeau car vous avez atteint le nirvana de l'architecture.

La plupart des architectes subissent le prix de vente de la prestation intellectuelle qu'ils fournissent. Un pourcentage est appliqué sur le montant du marché, quelques lignes d'études, dessins et autres conceptions, le suivi et la coordination s'ajoutent par vente additionnelle, mais globalement, votre activité est restreinte par un prix dépendant de votre client et de votre projet et non dépendant de votre niveau de rentabilité.

Cependant, n'oubliez pas que vous êtes le pilote de votre activité. Elle est régie par un axe très sensible qui est ce côté pourcentage qui ne vous permet pas de faire une tarification en fonction des besoins de votre activité. Vous devez donc d'autant plus être un bon pilote parce que vos données sont sensibles, que vous avez une grande responsabilité que vous transférez à vos équipes et que vous êtes aussi garants de cet équilibre par le suivi et un management.  

A travers les différents points vus ensemble, vous pouvez orienter le résultat de votre entreprise! Vous êtes maintenant conscient qu'il s'agit d'une action que vous pouvez mener progressivement et dans la bonne direction.

Tout cela pour vous amener à la conclusion de cet article...

💡 Monétiser chacun de vos services

Mettez en place vos propres indicateurs de performance et commencez à les mesurer et à demander à vos équipes un retour sur leurs propres indicateurs. Votre entreprise doit monter en puissance d'elle-même après la simple mise en place d'un suivi du taux de conversion, du chiffre d'affaires par employé, de la rentabilité de chaque projet, de l'accumulation des projets en cours, de la prévision du chiffre en fonction des devis à réaliser, etc.

Si vous voulez faire tout cela, si vous voulez optimiser votre travail, déléguer les tâches quotidiennes, contrôler la rentabilité de votre entreprise, prenez quelques minutes pour visiter ce site : www.ooti.co

OOTI est votre outil. Ne passez pas à côté d'une solution simple et intuitive qui vous permettra de prendre conscience de votre efficacité, d'animer votre rentabilité quotidienne et de gérer votre activité.

Je n'ai pas le temps de tout lire, vous me faites un petit résumé ?

1. Connaître son chiffre d'affaires sur chaque projet ainsi que sa marge
2. Responsabiliser les chefs de projet sur les budgets et la disponibilité des équipes
3. Suivre son taux de conversion projets signés vs. concours, appels d'offres
4. Mettre en place des indicateurs clés ( temps passé par phase, nombre de factures en souffrance chaque mois, etc.)
5. Ne pas travailler gratuitement
6. Utiliser OOTI pour ne pas perdre un temps précieux