La gestion des coûts avec OOTI, l'allié des architectes !

Vous cherchez un moyen de contrôler et de gérer les coûts de votre agence d'architecture ?

Découvrez les secrets d'OOTI, l'outil qui transforme la façon dont les architectes gèrent leurs finances.

Naomi, notre reine de l'expérience utilisateur, nous dévoile ses meilleurs conseils et nous explique comment faire d'OOTI un allié clé pour le pilotage budgétaire de votre agence.

Bonjour Naomi, peux-tu te présenter en quelques mots ?
Mon nom est Naomi, et je suis Customer Success Specialist chez OOTI depuis neuf mois. En français, cela signifie que mon rôle est d'accompagner et de former les agences sur notre logiciel de gestion. Je suis souvent en contact avec elles (via le chat notamment), où je réponds à leurs questions. Je crée également des contenus spécifiques pour les aider à optimiser leur utilisation d'OOTI, comme des webinars ou des vidéos. Grâce à ces nombreux contacts avec nos clients, je fais remonter des pistes d'amélioration à notre équipe produit, afin de perfectionner la plateforme.

‍Pourquoi choisir OOTI pour gérer vos coûts en tant qu'architecte ?
Tout d'abord, le grand avantage d'OOTI est qu'il a été conçu comme un outil dédié à la profession d'architecte. Nous connaissons parfaitement ce domaine et avons adapté notre logiciel de gestion en conséquence. Il permet de suivre très facilement et en temps réel les 4 grandes catégories de coûts:
- les entreprises externes 
- les notes de frais
- les salaires
- les frais généraux.

L'un des aspects uniques d'OOTI est qu'il alloue les frais généraux aux projets sur la base du temps passé. Cela permet de garantir une répartition équitable des coûts et de déterminer le véritable bénéfice de chaque projet. C'est vraiment indispensable !
Mais ce que j'apprécie le plus, c'est la capacité d'OOTI à analyser la rentabilité. Vous avez une vision claire de la rentabilité de chaque projet, en tenant compte de tous les coûts, tant internes qu'externes. En un coup d'œil, vous pouvez voir si un projet est rentable ou non.

Quel est le premier conseil que tu donnerais à un nouvel utilisateur d'OOTI ?
La meilleure pratique que je recommande est de saisir tous les coûts de manière précise et complète. Nous remarquons souvent que nos nouveaux clients donnent la priorité à l'utilisation d'OOTI pour la facturation. C'est un très bon début. Mais il ne faut pas négliger les avantages de l'intégration des coûts. L'analyse de la rentabilité du projet n'en sera que plus précise !
Toute cette matière un peu brute s'affiche alors en graphiques et diagrammes, ce qui permet d'avoir un aperçu rapide de l'évolution de l'activité et une grande réactivité dans le pilotage de l'agence !

Quelles sont les bonnes pratiques que tu recommandes aux utilisateurs d'OOTI pour gérer leurs coûts ?
Créez une note de frais par mois et par employé. Grâce à l'application mobile, il est très facile de le faire en temps réel.
Deuxième bonne habitude à prendre : intégrer les salaires. Cela permet de disposer d'une foule d'indicateurs utiles pour la gestion des ressources humaines. Par exemple, une vue calendaire vous alerte sur la fin d'un CDD ou d'un contrat d'intérim. Cela vous permet d'anticiper les recrutements à venir si nécessaire.
Enfin, les frais généraux. Vous pouvez créer un budget, répartir vos coûts par groupes et catégories (comme le loyer, les logiciels, etc.) et suivre ce budget de près. Il est ainsi beaucoup plus facile de comparer ce que vous avez prévu de dépenser et ce que vous dépensez réellement. Vous pouvez rapidement repérer les domaines dans lesquels le budget dérape. De plus, vous pouvez copier et coller le budget d'une année à l'autre d'un simple clic, ce qui facilite grandement la planification. Tous ceux qui anticipent à la main le BFR ou le budget prévisionnel d'une année sur l'autre apprécieront...

Quels sont les derniers développements d'OOTI en matière de gestion des coûts ?
OOTI s'est engagé dans un processus d'amélioration continue. Les catégories de coûts et la duplication du budget d'une année sur l'autre dont j'ai parlé plus haut sont des fonctionnalités que nous venons de déployer !

Quels conseils donneriez-vous à un architecte qui envisage d'utiliser OOTI pour la première fois ?
Mon principal conseil, au risque de me répéter, est de l'utiliser comme un agrégateur de coûts. Il est fréquent que les nouveaux utilisateurs se lancent directement dans la facturation et négligent de saisir tous les coûts. C'est passer à côté de l'essentiel : une vision exhaustive de la rentabilité de la structure.
Non seulement vous y voyez plus clair, mais vous gagnez du temps. En quelques clics, vous pouvez :
exporter vos notes de frais et les envoyer directement à votre comptable ;
exporter un planning pour les entreprises extérieures en fonction de leur avancement et de leur facturation ;
avoir une vision mensuelle des salaires chargés par employé ;
suivre votre budget en comparant le réalisé et les écarts.
Et bien plus encore...
Le tableau de bord vous donne une vision instantanée de votre situation en matière de facturation et de gestion, afin de vous permettre de prendre des décisions rapides et éclairées. En bref, OOTI vous offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre agence, le tout en un seul endroit.