Comment responsabiliser vos chefs de projet ?

Chef de projet en agence : quand la responsabilité est une chance

Le chef de projet est un élément essentiel du bon fonctionnement d'une agence d'architecture. C'est par lui que vivent les projets, lui qui participe à la cohésion de l'équipe et celui qui est l'interface entre les différentes parties prenantes. Une fonction passionnante, assortie de responsabilités, qu'OOTI vous présente aujourd'hui !

Passer chef de projet. Voilà l'évolution logique d'un architecte en agence. Avec, c'est l'optique d'une plus grande latitude dans le geste architectural, d'une plus grande autonomie dans le suivi , mais aussi d'une plus grande responsabilité. Un point qui peut faire peur tant on sait le concepteur scruté dans son travail.

Bref, les architectes sont confrontés à des contraintes professionnelles spécifiques : d'une part,celle de la sur-responsabilisation des actes de conception, avec un risque d'oubli ou d'interprétation erronée des textes pouvant entraîner une sanction. D'autre part, un budget-temps croissant consacré à l'étude de la réglementation, au détriment de la production.

Une fatalité ? Certainement pas si le chef de projet sait actionner les bons leviers.

Les missions principales du chef de projet chez un architecte :

🗓 Gérer l'ensemble du projet : phases, planning, avancement.
💻 Production de certains plans, réunions et présentations au client.
👫 Gestion des équipes, validation des heures travaillées.
🏗 Dans certains cas, suivi du chantier et rapports détaillés.

Les bons réflexes du chef de projet

Il y a des choses à éviter : ne pas signer un contrat avant de commencer à travailler, dessiner sur un bout de papier et le donner à un maître d'ouvrage, ne pas se rendre à une convocation d'expertise Dommages-ouvrage...

Parmi celles-ci, il en est une à laquelle il faut particulièrement s'astreindre : ne pas s'engager sur les coûts des travaux. Comme le recommandent les contrats types de l'Ordre, l'enveloppe financière est ajustée au fur et à mesure de l'avancement de la mission de l'architecte, parallèlement aux modifications de programme.

En cas de différend, si l'architecte peut prouver qu'il a bien informé - par écrit toujours- son client du dépassement prévisible du budget, il ne pourra pas lui être reproché un manquement à son devoir de conseil. En revanche, si le maître d'ouvrage n'a pas validé l'évaluation de l'enveloppe financière, l'architecte n'aura d'autre choix que de rechercher les adaptations du projet architectural qui permettront de rester dans le budget. Cela peut avoir un impact sur les caractéristiques du bâtiment, nécessitant, par exemple, une modification du permis de construire. Le maître d'ouvrage peut alors décider d'abandonner tout ou partie du projet, ce qui compromet considérablement la relation.

Autre mantra : ne pas oublier de diagnostiquer. Cela peut paraître évident, mais souvent, l'absence d'étude expose l'architecte car, comme le dit l'adage, les études les plus chères sont celles que l'on n'a pas réalisées ! Quantifier cet adage est peut-être plus parlant : mieux vaut conduire une expertise à 1000 € que de risquer un sinistre de plusieurs millions.

💡Ne pas s'engager sur le coût des travaux de construction, ils peuvent évoluer au fur et à mesure du projet.

Les formations pour devenir un meilleur chef de projet

L'ordre professionnel des architectes propose également une sélection de formations destinées aux chefs de projet des agences, qui peuvent être comptabilisées dans vos heures de formation obligatoires.

Par exemple, la session "Gestion et conduite de chantier" propose de passer en revue différents éléments de la mission à partir de cas concrets. Une autre série de formation propose aussi de gagner en temps et en efficacité en abordant la gestion administrative et les conflits internes dans un contexte de stress des échéances.

Vous pouvez trouver toutes les informations sur le site de l'Ordre des Architectes, www.architectes.org dans la section dédiée.

💡 Profiter des heures de formation obligatoires

OOTI : Moins de gestion, plus d'architecture

Enfin, les fonctionnalités offertes par un ERP (tel que OOTI) permettent de gagner un temps précieux et de limiter les erreurs possibles grâce à l'automatisation des tâches.

Par exemple, le système de gestion des projets et des ressources offre une vue détaillée de la charge de travail à venir pour l'équipe et un suivi complet du temps passé. Ce sont deux indicateurs précieux pour le suivi de la rentabilité que les chefs de projet n'ont pas toujours à l'esprit.

Il en va de même pour l'automatisation des factures en fonction de l'avancement du projet. Ces opérations déléguées permettent typiquement de libérer 20% de temps de travail supplémentaire, souvent sacrifié sur l'autel de la gestion administrative...

On en discute ensemble ? C'est facile, il suffit de suivre ce lien, de choisir la date et l'heure qui vous conviennent, et nous nous occupons du reste : Je demande une démonstration.

Résumé

Voici quelques conseils à appliquer lorsque vous êtes chef de projet dans une agence d'architecture :

👉🏼 Rédiger pour se protéger : L'architecte qui ne peut pas prouver qu'il a bien conseillé son client est généralement tenu pour responsable.
👉🏼 Ne pas s'engager sur le coût des travaux : L'architecte a une obligation de moyens et non de résultats.
👉🏼 Diagnostiquer : L'économie d'un diagnostic peut se payer très cher.
👉🏼 Se former pour améliorer ses pratiques.
👉🏼 Utiliser OOTI pour optimiser votre temps.