8 éléments clés d'une bonne gestion

8 éléments clés d'une bonne gestion

Gestion administrative, gestion organisationnelle, gestion du temps, gestion de projet, gestion d'agence, gestion financière...

Toutes ces tâches quotidiennes vous prennent du temps, au détriment de celui que vous devriez consacrer à votre profession. En tant que chef d'entreprise, responsable administratif ou directeur d'agence, comment s'assurer que tous les éléments nécessaires à une gestion efficace soient pris en compte ?

Après plusieurs années de recherche dans le domaine de l'architecture, nous avons rassemblé quelques "astuces" pour améliorer l'efficacité et la productivité d'une entreprise. Dans cet article, nous allons partager avec vous ces conseils cruciaux pour vous soutenir dans cette tâche de la plus haute importance.

1. CENTRALISEZ VOS DONNÉES

Nous savons que c'est plus facile à dire qu'à faire. Vous avez un carnet de notes pour les rendez-vous, une feuille Excel pour le planning et les budgets, un document Word pour les devis et les propositions, des post-it sur votre bureau et des fichiers de plans, élévations et 3D éparpillés dans différents dossiers de votre ordinateur. Si chacune de ces méthodes peut convenir pour des tâches individuelles, comment faire lorsqu'on vous demande un rapport complet ? Par exemple : "le pourcentage du budget utilisé des honoraires totaux afin de créer des plans pour la zone 1 dans la phase APS". Pour les moins organisés, il faudra du temps pour tout rassembler et calculer. Essayez donc de consolider toutes ces données en un seul endroit et mettez-les à jour régulièrement. Cela vous permettra de gagner un temps considérable et d'avoir une meilleure visibilité sur votre entreprise.

2. COLLABOREZ ET DEMANDEZ DE L'AIDE

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Dans les moments difficiles, vous ne devez pas rester seul. Tout d'abord, parlez à vos collègues, aux chefs de projet, et ne les sous-estimez pas. Vous pouvez également vous associer ou collaborer avec d'autres personnes dans des projets de co-traitance, par exemple. Si vous êtes architecte, demandez de l'aide à l'Ordre des architectes. Il peut vous aider à trouver des contacts, à recouvrir vos honoraires, à trouver des solutions de financement ou à vous orienter vers de nouvelles activités. Il existe également des conseils et des commissions spécialisés si vous avez besoin d'un petit coup de pouce. C'est tout à fait normal, alors n'hésitez pas.

3. UTILISEZ DES OUTILS APPROPRIÉS

Aujourd'hui, la technologie est omniprésente. Certains ne l'apprécient pas et tentent de l'éviter. Cependant, il est essentiel de l'utiliser de manière positive dans votre travail pour accroître l'efficacité et la productivité et rester compétitif. Si vous ne le faites pas, il y aura toujours d'autres entreprises et de nouvelles agences qui le feront. Il existe des outils et des applications bien conçus pour gérer votre temps (Fitnet), vos projets (Workday ou Wrike), vos ressources (Payfit) et votre comptabilité (Sage ou Quickbooks), par exemple. Il existe également des logiciels tout-en-un spécialement conçus pour les architectes, comme OOTI, Teamber, Everwin ou Akuiteo. La plupart d'entre eux proposent une période d'essai, alors n'hésitez pas à les tester, cela ne coûte rien d'explorer.

4. MAINTENIR UNE VISION DE VOTRE CHARGE DE TRAVAIL

Le mot charrette et l'expression être charrette sont aujourd'hui entrés dans la conversation courante. Il vient à l'origine du vocabulaire utilisé par les élèves architectes de l'École des beaux-arts de Paris et signifie être en retard ou très proche du délai imposé pour rendre un projet. Vous n'avez donc pas assez de temps et le temps c'est de l'argent. Malheureusement, et surtout dans les métiers comme l'architecture, cette phrase est très vraie. La plupart des agences travaillent sur un pourcentage d'honoraires et non sur un nombre d'heures facturées au client. Lorsqu'un certain nombre d'heures de travail est atteint, le budget est automatiquement dépassé et le projet perd de sa rentabilité. Il est donc important, pour les architectes collaborateurs, chef de projets et directeurs d'agence de connaitre son temps de travail, de prioriser les livrables ou tâches et de savoir alerter les équipes et managers lorsque le planning n'est pas ou plus atteignable. Pour cela, le chef de projet ou d'agence doit assigner ses architectes à certains projets en fonction de leur charge de travail. Les architectes eux-mêmes doivent impérativement être responsables de leur temps et planning afin de mieux juger leurs échéances.

5. RESPONSABILISEZ VOS ÉQUIPES

Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est bénéfique de responsabiliser et de déléguer à vos équipes. Un chef ne peut pas tout faire et tout contrôler. Il peut avoir plus d'expérience et de connaissances dans de nombreux domaines, mais il est essentiel de former les collaborateurs à la prise de décision et de les impliquer dans des tâches un peu plus importantes. Un bon manager doit valoriser ses équipes et ne pas avoir peur de les aider à progresser. Après tout, c'est le rôle de tout chef d'équipe. Parfois, il peut même être amené à déléguer des tâches et des projets qui lui tiennent à cœur. Il est également recommandé de donner plus de responsabilités aux employés afin de leur faire prendre conscience de la valeur et du temps investis dans leurs actions. Par exemple, vous pouvez leur confier la responsabilité de leur propre budget, en leur donnant un objectif spécifique à atteindre. Ils pourront commettre des erreurs, mais ce sera leur responsabilité et ils en tireront des leçons.
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6. FAITES DES BUDGETS ET PLANIFIEZ

Pour toute entreprise, il est nécessaire d'établir des budgets, des prévisions et des plans d'action, tant au niveau des projets qu'au niveau stratégique de l'entreprise. Réalisez un exercice de stratégie avec vos équipes pour rassembler tout le monde autour d'un même objectif et leur donner des points de repère. En ce qui concerne les budgets des projets, utilisez l'expérience passée pour identifier les raisons des dépassements et mettez en œuvre des actions pour éviter qu'ils ne se reproduisent. À l'instar d'une étude de faisabilité pour les architectes, réalisez une étude budgétaire pour déterminer si le projet sera rentable dans son ensemble ou si vous devez modifier votre proposition d'honoraires avant de l'envoyer au client.

7. NE FUYEZ PAS LES CHIFFRES, ANALYSEZ-LES

Il est essentiel de mesurer l'impact de vos actions. Pour certains d'entre nous, les chiffres peuvent être un sujet qu'ils évitent ou sous-estiment, en particulier dans les professions créatives. Pourtant, en tant que chef d'entreprise, il est impératif de connaître sa situation financière dans les moindres détails. Certaines entreprises engagent des directeurs financiers, tandis que d'autres assument elles-mêmes cette responsabilité. Pour celles qui ne le font pas : ce n'est pas une solution durable. Certes, la mise en place d'un système d'analyse demande un peu d'organisation, mais les chiffres sont le meilleur moyen d'analyser vos actions et de vous guider pour assurer la pérennité de votre entreprise. Nous parlons ici de données financières, mais aussi d'indicateurs clés de performance. Analysez vos coûts, vos marges et vos revenus et mettez en place des systèmes d'évaluation des performances. Par exemple : le nombre de projets réalisés dans les délais, le nombre de clients satisfaits, le temps de réponse moyen à un appel d'offres, le temps consacré aux tâches administratives, etc. Vous maîtriserez l'ensemble de votre processus et saurez exactement comment augmenter votre trésorerie et votre productivité pour chacun de vos projets, phases et contrats.

8. SORTEZ DE VOTRE ZONE DE CONFORT

Enfin, prenez des risques ! C'est en sortant de sa zone de confort que l'on découvre de nouveaux horizons. Une entreprise n'est pas toujours calme et sereine, il faut essayer de nouvelles choses, découvrir de nouvelles façons de faire, changer ses habitudes, explorer de nouveaux marchés et de nouveaux clients. Alors, partagez vos idées avec vos collègues, n'ayez pas peur de prendre des décisions, il n'y a rien de pire que de ne pas en prendre. Si vous faites des erreurs, tirez-en les leçons et recommencez. C'est ainsi que vous obtiendrez exactement ce que vous voulez. En résumé, osez la nouveauté, l'inconnu, la différence et la diversification.